Summary: Proses onboarding adalah salah satu kepentingan karyawan yang termasuk dalam employee experience. Kegiatan onboarding ini adalah kegiatan dimana karyawan mulai beradaptasi dengan pekerjaan, lingkungan kerja, budaya, dan juga rekan kerja. Onboarding sendiri terbagi lagi menjadi lima komponen, yaitu pra-onboarding, penyambutan karyawan baru, orientasi, pelatihan, dan pendampingan transisi. 

Expectations: Setelah membaca artikel ini, Anda dapat mengetahui dan memahami arti, dampak, dan pentingnya proses onboarding yang tepat untuk karyawan Anda. Dalam artikel ini Anda juga dapat mempertimbangkan cara-cara di bawah ini dalam program proses onboarding perusahaan Anda. 

“Onboarding adalah sebuah seni. Setiap karyawan baru membawa potensi untuk dicapai dan berhasil. Kehilangan energi dari karyawan baru karena onboarding yang buruk adalah kesempatan yang hilang.”

- Sarah Wetzel

Belakangan-belakangan ini, di media sosial Twitter lagi ramai dengan topik pembahasan onboarding. Topik tren yang dibahas ini, disebabkan oleh seseorang yang secara anonim curhat mengenai pengalaman Ia saat bekerja di sebuah perusahaan startup. Sang pengirim anonim mengaku bahwa Ia kapok dan trauma untuk bekerja di perusahaan startup kembali. 

Rupanya, curhatan tersebut di balas oleh salah satu akun yang membahas seputar pekerjaan dan HRD. Pada balasannya, akun ini dengan spesifik menyebutkan bahwa trauma yang dirasakan oleh sender diakibatkan oleh kaget karena proses onboarding yang tidak terstruktur. 

Ternyata, twit balasan itu menjadi trigger dan orang lain pun ikut-ikutan meluapkan kekesalan dan kepusingan mereka ketika menjalani proses onboarding masing-masing. Ada yang bertahan 1 tahun, ada yang resign ketika baru 4 bulan kerja, dan ada juga yang mengaku resign ketika baru 3 hari kerja. 

Hal-hal tersebutlah yang membuktikan seberapa pentingnya proses onboarding kepada para karyawan baru. 

Sebelum lanjut lebih dalam lagi, kita perlu mengetahui terlebih dahulu arti dari proses onboarding. 

Onboarding, Apa Bedanya Dengan Orientasi?

Ketika perusahaan melakukan rekrutmen, perusahaan tidak hanya memikirkan proses screening kandidat atau ketika HR harus melakukan wawancara kepada mereka. Namun, perusahaan, khususnya HR juga memikirkan dan mempersiapkan proses-proses selanjutnya ketika seorang kandidat sudah diterima masuk untuk bekerja. 

Setelah proses rekrutmen, kandidat yang telah diterima dan masuk kedalam perusahaan akan kembali menjalani 2 proses selanjutnya. Kedua proses ini sering kali dianggap memiliki arti dan dampak yang sama, yaitu proses orientasi dan onboarding. 

Kan sama-sama kegiatan yang dilakukan setelah karyawan baru masuk. Bedanya apa? 

Memang orientasi dan onboarding memiliki kemiripan satu sama lain, yaitu proses pengenalan. Lantas, apa bedanya?

Perbedaan antara orientasi dan onboarding dapat dilihat dari definisi kedua proses tersebut. 

Orientasi adalah sebuah tahap dimana karyawan baru akan dikenalkan dengan organisasi atau perusahaan, baik dari lingkungan kerja, rekan kerja, budaya, visi, dan misi perusahaan. 

Sedangkan onboarding adalah proses yang dirancang untuk membantu para karyawan baru beradaptasi dengan pekerjaan mereka yang baru dengan efektif. Pada proses onboarding, karyawan menjalani beberapa rangkaian kegiatan yang membolehkan karyawan untuk mempelajari apa yang harus mereka lakukan untuk memenuhi tanggung jawab dari pekerjaan baru mereka. 

Mudahnya, orientasi adalah bagian dari proses onboarding. Proses onboarding sendiri tidak bisa berjalan hanya 1-2 hari saja. Melainkan proses onboarding dapat berjalan hingga satu bulan atau bahkan lebih. 

Kenapa kok lama banget? Bukannya pengenalan saja?

Proses onboarding dapat memakan waktu hingga satu bulan lebih dikarenakan proses onboarding adalah proses dimana karyawan baru beradaptasi dengan lingkungan dan pekerjaan baru mereka. Dampak dari proses onboarding yang baik ini dapat terlihat 3-12 bulan setelahnya. Dapat terlihat dari bagaimana karyawan memiliki kualitas kerja tinggi, hingga hubungan dengan rekan dan kerjasama tim yang baik. 

“Seorang karyawan baru membutuhkan satu tahun penuh untuk mencapai potensi terbaiknya.”

- Gallup

Manfaat Proses Onboarding Berkualitas

Tentunya semua hal yang memiliki kualitas akan memberikan manfaat, sama saja dengan proses onboarding. Proses onboarding yang berkualitas akan memberikan manfaat bagi kedua belah pihak, yaitu karyawan dan juga perusahaan. Berikut adalah beberapa manfaat yang diterima oleh karyawan dan juga perusahaan dari proses onboarding yang berkualitas. 

1. Pencair Suasana 

Proses onboarding yang memiliki kualitas baik dapat menjadi sarana ice breaking loh! Gimana caranya? Anda dapat menggabungkan karyawan-karyawan baru dan juga karyawan lama dalam sebuah acara semi informal. Dengan menyatukan karyawan baru dengan karyawan lama, karyawan baru dapat menjelajah dan membaur dengan mandiri. 

Selain mengurangi kecanggungan saat bekerja nanti, acara onboarding dengan menyatukan karyawan baru dan lama ini dapat meningkatkan solidaritas dan keakraban karyawan. Acara seperti ini juga dapat mendukung salah satu tujuan onboarding, yaitu memperlancar komunikasi antar karyawan. 

2. Membantu Karyawan Beradaptasi

Seperti yang sudah dikatakan sebelumnya, proses onboarding adalah proses dimana karyawan baru beradaptasi dengan lingkungan kerja dan pekerjaan mereka. Onboarding juga proses karyawan mengenali dan beradaptasi dengan tanggung jawab, peran, dan pentingnya posisi Ia di perusahaan. 

Pada proses adaptasi ini, karyawan juga dikenalkan lebih dalam lagi mengenai job description atau apa saja yang menjadi pekerjaan mereka. Job description yang dimaksud tidak hanya diberitahukan begitu saja. Namun, Anda sebagai HR dan karyawan dengan job description yang sama dapat membantu menjelaskan kepada rinci dan “menuntun” karyawan baru. 

Hal ini dilakukan agar karyawan baru Anda tidak kaget dengan beban pekerjaan yang datang dari posisi yang Ia duduki. 

3. Menekan Turnover Rate

Proses onboarding merupakan bagian terpenting dalam menekan turnover rate dalam perusahaan. Proses onboarding ini juga dapat dibilang sebagai pencegah terjadinya turnover di masa depan. Untuk menekan turnover rate ini, diperlukan proses onboarding yang berkualitas. 

Anda dapat melakukan proses rangkaian onboarding dengan terstruktur dan jelas. Anda juga harus memastikan bahwa semua karyawan baru Anda mengerti dengan intisari dari serangkaian acara tersebut. Onboarding yang baik dan berkualitas akan menentukan apakah karyawan Anda bertahan lama atau tidak. 

“Bagaimana seorang karyawan pada awalnya memandang sebuah perusahaan dalam hal peluang memiliki dampak yang sangat besar pada berapa lama mereka akan bertahan.”

- Michelle Hoover

Proses Dalam Program Onboarding

Proses onboarding sendiri terbagi lagi menjadi lima komponen. Komponen-komponen utama inilah yang membentuk sebuah kegiatan onboarding, yaitu pra-onboarding, penyambutan karyawan baru, orientasi, pelatihan, dan pendampingan transisi. 

1. Pra-onboarding

Beberapa perusahaan ingin melakukan proses onboarding saat setelah tawaran telah diterima oleh karyawan tapi sebelum tanggal kerja dimulai. Anda sebagai HR dan perusahaan dapat menyusun strategi dalam melaksanakan komponen yang pertama ini. Walaupun karyawan baru Anda belum mulai bekerja, tapi Anda dapat membangun hubungan antara karyawan baru dan perusahaan melalui cara seperti berikut: 

• Mengirimkan informasi melalui email atau sarana lainnya mengenai informasi terkait struktur perusahaan, informasi tunjangan, atau bahan bacaan peraturan, visi, dan misi perusahaan.

• Mengundang karyawan untuk melakukan tour kantor, berkeliling dan memperlihatkan fasilitas yang disediakan.

• Menugaskan salah satu karyawan lama untuk menjadi mentor atau “study buddy” karyawan baru yang dapat membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan dasar. 

2. Penyambutan Karyawan Baru

Penyambutan karyawan baru ini dilakukan pada hari pertama (first day) karyawan Anda mulai masuk kerja atau baru bergabung ke dalam tim. Biasanya, pada hari pertama ini, karyawan belum mengerjakan tugas-tugas yang berat. Karyawan akan diberitahukan terlebih dahulu terkait tujuan, visi, misi, dan budaya dari perusahaan. 

Kemudian Anda juga dapat menginformasikan topi-topik terkait administrasi seperti peraturan kehadiran, jadwal istirahat, asurasi, tunjangan, atau kebijakan pengupahan. Hari pertama ini juga merupakan hari dimana karyawan dikenalkan dengan fasilitas-fasilitas yang tersedia di kantor. 

3. Orientasi

Seperti yang sudah disebutkan di atas, orientasi adalah acara yang menjadi bagian dari proses onboarding. Orientasi sendiri biasa dilakukan dalam beberapa hari, dimana karyawan baru akan bersosialisasi dengan rekan kerja atau tim. Pada orientasi ini karyawan baru juga mulai membiasakan diri dengan alat-alat yang mungkin akan digunakan dalam proses bekerja nanti.

Anda juga akan memberikan arahan kepada karyawan baru terkait peran mereka secara individu dan juga sebagai bagian dari tim. 

4. Pelatihan

Pelatihan adalah salah satu langkah yang tidak boleh dilewati. Pelatihan yang diberikan kepada karyawan baru ini bertujuan untuk memastikan bahwa mereka sudah mengerti dan terampil dalam mengoperasikan alat atau dalam mengerjakan tugas mereka. Jenis pelatihan yang diberikan juga tentunya terkait dengan job description yang akan mereka lakukan nanti.

5. Pendampingan Masa Transisi

Keberhasilan masa transisi pastinya dapat dirasakan oleh semua pihak. Mulai dari meningkatnya tanggung jawab karyawan, keakraban dengan tim, dan juga nyaman dalam menyampaikan ide atau masukan. Pendampingan ini sama konsepnya dengan memberikan “study buddy”, dimana karyawan baru akan dibimbing dengan karyawan yang lebih senior dan berpengalaman atau mentor. 

Dengan pendampingan itu, karyawan baru akan lebih merasa nyaman dalam mengembangkan potensi diri merekaa. 

Rangkaian acara dari proses onboarding ini adalah komponen-komponen penting yang akan memberikan dampak besar bagi perusahaan. Dengan proses onboarding yang jelas dan terstruktur, Anda akan menjamin sumber daya manusia untuk keberlangsungan perusahaan Anda. Onboarding sendiri adalah salah satu bagian dari sebuah kepentingan karyawan yang dikenal dengan istilah employee experience. 

Anda dapat mengenal employee experience lebih dalam lagi melalui The Ultimate 2023 HR Trends Guide. 

Karyawan yang baru bergabung kemudian resign, mereka biasanya terkejut dan terbebani dengan budaya kerja yang berlangsung di kantor. Maka dari itu, Anda sebagai HR memiliki peran yang krusial dalam membentuk budaya kerja yang positif dan suportif untuk seluruh karyawan.

Namun, untuk menekan turnover rate, Anda juga dapat melakukan pencegahan paling utama sebelum onboarding yaitu dengan mengenal lebih dalam lagi kepribadian dan sifat karyawan Anda. Dengan menggunakan tes psikometri seperti yang tersedia di Dreamtalent, Anda dapat mengenali kepribadian, sifat, minat, dan juga perilaku kandidat Anda. 

Dengan hasil dari tes psikometri, Anda akan lebih mudah untuk menemukan kandidat-kandidat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan juga sesuai dengan budaya kerja perusahaan.